Lemvigh-Müller om GrantOne
Med to fonde, der begge har flere forskellige ansøgningskategorier og tilhørende underkategorier, havde vi behov for et fondssystem, der kunne administrere de forskellige brugergrupper og kategorier. Kategorierne spreder sig over legater til familien, nuværende -og tidligere medarbejdere, rejselegater til studerende med tilknytningsforhold til specifikke uddannelsesinstitutioner eller medarbejdere, samt legater med et almennyttige sigte, herunder sociale, kulturelle og produktive formål.
Derudover gjorde nye skærpede krav til Persondataforordningen (GDPR), at fondene havde brug for en løsning, der sørgede for, at ansøgningsprocessen, behandlingen af ansøgningerne samt al dokumentation i forbindelse hermed, efterlevede de nye krav.
Specialtilrettede ansøgningsskemaer
De mange kategorier i fondene gjorde, at der skulle udarbejdes flere forskellige ansøgningsskemaer, der hver især skulle skræddersys til lige netop den pågældende kategori med tilhørende underkategorier. Nogle skemaer skulle have felter, der udfyldtes automatisk, nogle skulle generere upload af dokumentation ved klik i specifikke underkategorier, nogle skemaer skulle udelukkende kunne tilgås ved invitation og andre gennem link på hjemmesiden.
I processen opstod der nye behov og idéer til løsning af problemstillinger og GrantOne har været meget lydhøre i forbindelse med at implementere løsninger, der kunne tilgodese disse specifikke behov
Det lykkedes for GrantOne, at løse disse opgaver og det letter ansøgningsprocessen for ansøgerne, da de ikke er i tvivl om hvilke krav, der er til dokumentation. Ansøgerne har oprettet en profil, der gør, at de ikke skal indtaste kontaktoplysningerne på ny, hver gang de ansøger fondene. Ansøgerne logger ind med NemID, hvilket giver os en sikkerhed for at ansøgerens hensigter er reelle. Selve administrationen af ansøgningerne er også blevet nemmere, da de nu kommer ind i fondssystemet med alle de nødvendige informationer. Inde i fondssystemet er der mulighed for at kommunikere direkte med ansøger, så hvis man ønsker yderligere dokumentation eller information, kan man nemt få ansøger til at uploade denne.
I processen opstod der nye behov og idéer til løsning af problemstillinger og GrantOne har været meget lydhøre i forbindelse med at implementere løsninger, der kunne tilgodese disse specifikke behov. Bl.a. kan nævnes, at vi har haft brug for flere templates til mailbesvarelse af ansøgninger, behov for udtræk af lister med specifikt indhold på Excel og dialog inde fra systemet med HR-afdeling i forbindelse med medarbejderlegater. Da al kommunikation og dokumentation nu er samlet i fondssystemet, der garanterer for overholdelse af GDPR-reglerne og for eksempel automatisk sletter ansøgninger, der har fået afslag, slipper vi for makulering og sletning af mailkorrespondance, der kunne indeholde personfølsomme oplysninger.
Derudover havde vi et internt behov for, at administrationen og bestyrelsen fik fuld adgang til alle ansøgninger ved hjælp af fondssystemet, så vi ikke længere skulle printe og efterfølgende sende de indstillede ansøgninger ud med post. Da diverse referater, mødeindkaldelser og andre dokumenter, der skal tilgå bestyrelsen, også ligger inde i fondssystemet, kan vi nu blot kontakte bestyrelsen via mail og bede dem orientere sig via GrantOne. Det interne notesystem gør det muligt at skrive egne noter samt fælles noter til hver ansøgning, så både bestyrelse og administration kan skrive og læse hinandens kommentarer. Det giver bestyrelsen et godt fundament at træffe beslutninger ud fra.
Introduktion for bestyrelsen
Bestyrelsen har fået en grundig introduktion til GrantOne og har taget godt mod den nye løsning, der giver dem mulighed for at tilgå alle ansøgningerne i systemet. Brugerfladen er forholdsvis intuitiv og med farvekoder, diagrammer, periodeoversigt og sorteringsmuligheder, der gør det muligt at orientere sig i ansøgningerne fra den valgte periode, hvilke kategorier de tilhører, hvilke beløb, der er søgt og hvor meget, der er tilbage af rammebeløbet.
Det har været en spændende og til tider udfordrende rejse at overgå fra et mere håndholdt fondssystem til et fuldt digitaliseret system men vi har følt, at vi har været i gode hænder hos GrantOne hele vejen.
Maria Vind, Administrator
Lemvigh-Müller
Erhvervsdrivende: Lemvigh-Müller Fonden.
Ikke erhvervsdrivende: I.F. Lemvigh Müllers Fond.
Tilvalgsmoduler: NemID Brugerprofil, Konfigurable rapporter, Egne Noter, Forskellige bevillingsmail, Specialtilrettet ansøgningsskema, Dialog med ansøger, Underkategorier, Email-arkiv, Indstil ansøgninger, Bilagsarkiv, Invitation only, Genkend tidligere ansøgere, Dialog med konsulent.
Læs også
Københavns Universitet
Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Administrerer 11 fonde.
Laurits Andersens Fond
Almennyttig fond. Administreres af næstformand Tue Tyge Møller
Jordan/Løgstrup
Advokat. Administrator for Marie & M.B. Richters Fond
Prøv GrantOne
Inden du beslutter om GrantOne skal være dit fremtidige fondsværktøj har du mulighed for at låne en testfond eller få en uforpligtende demonstration.
Kontakt Grant for mere information:
Morten Bak
Tlf.: 4089 0665
Lemvigh-Müller
Erhvervsdrivende: Lemvigh-Müller Fonden.
Ikke erhvervsdrivende: I.F. Lemvigh Müllers Fond.
Tilvalgsmoduler: NemID Brugerprofil, Konfigurable rapporter, Egne Noter, Forskellige bevillingsmail, Specialtilrettet ansøgningsskema, Dialog med ansøger, Underkategorier, Email-arkiv, Indstil ansøgninger, Bilagsarkiv, Invitation only, Genkend tidligere ansøgere, Dialog med konsulent.
Lemvigh-Müller om GrantOne
Med to fonde, der begge har flere forskellige ansøgningskategorier og tilhørende underkategorier, havde vi behov for et fondssystem, der kunne administrere de forskellige brugergrupper og kategorier. Kategorierne spreder sig over legater til familien, nuværende -og tidligere medarbejdere, rejselegater til studerende med tilknytningsforhold til specifikke uddannelsesinstitutioner eller medarbejdere, samt legater med et almennyttige sigte, herunder sociale, kulturelle og produktive formål. Derudover gjorde nye skærpede krav til Persondataforordningen (GDPR), at fondene havde brug for en løsning, der sørgede for, at ansøgningsprocessen, behandlingen af ansøgningerne samt al dokumentation i forbindelse hermed, efterlevede de nye krav.
Specialtilrettede ansøgningsskemaer
De mange kategorier i fondene gjorde, at der skulle udarbejdes flere forskellige ansøgningsskemaer, der hver især skulle skræddersys til lige netop den pågældende kategori med tilhørende underkategorier. Nogle skemaer skulle have felter, der udfyldtes automatisk, nogle skulle generere upload af dokumentation ved klik i specifikke underkategorier, nogle skemaer skulle udelukkende kunne tilgås ved invitation og andre gennem link på hjemmesiden.
I processen opstod der nye behov og idéer til løsning af problemstillinger og GrantOne har været meget lydhøre i forbindelse med at implementere løsninger, der kunne tilgodese disse specifikke behov
Det lykkedes for GrantOne, at løse disse opgaver og det letter ansøgningsprocessen for ansøgerne, da de ikke er i tvivl om hvilke krav, der er til dokumentation. Ansøgerne har oprettet en profil, der gør, at de ikke skal indtaste kontaktoplysningerne på ny, hver gang de ansøger fondene. Ansøgerne logger ind med NemID, hvilket giver os en sikkerhed for at ansøgerens hensigter er reelle. Selve administrationen af ansøgningerne er også blevet nemmere, da de nu kommer ind i fondssystemet med alle de nødvendige informationer. Inde i fondssystemet er der mulighed for at kommunikere direkte med ansøger, så hvis man ønsker yderligere dokumentation eller information, kan man nemt få ansøger til at uploade denne.
I processen opstod der nye behov og idéer til løsning af problemstillinger og GrantOne har været meget lydhøre i forbindelse med at implementere løsninger, der kunne tilgodese disse specifikke behov. Bl.a. kan nævnes, at vi har haft brug for flere templates til mailbesvarelse af ansøgninger, behov for udtræk af lister med specifikt indhold på Excel og dialog inde fra systemet med HR-afdeling i forbindelse med medarbejderlegater. Da al kommunikation og dokumentation nu er samlet i fondssystemet, der garanterer for overholdelse af GDPR-reglerne og for eksempel automatisk sletter ansøgninger, der har fået afslag, slipper vi for makulering og sletning af mailkorrespondance, der kunne indeholde personfølsomme oplysninger.
Derudover havde vi et internt behov for, at administrationen og bestyrelsen fik fuld adgang til alle ansøgninger ved hjælp af fondssystemet, så vi ikke længere skulle printe og efterfølgende sende de indstillede ansøgninger ud med post. Da diverse referater, mødeindkaldelser og andre dokumenter, der skal tilgå bestyrelsen, også ligger inde i fondssystemet, kan vi nu blot kontakte bestyrelsen via mail og bede dem orientere sig via GrantOne. Det interne notesystem gør det muligt at skrive egne noter samt fælles noter til hver ansøgning, så både bestyrelse og administration kan skrive og læse hinandens kommentarer. Det giver bestyrelsen et godt fundament at træffe beslutninger ud fra.
Introduktion for bestyrelsen
Bestyrelsen har fået en grundig introduktion til GrantOne og har taget godt mod den nye løsning, der giver dem mulighed for at tilgå alle ansøgningerne i systemet. Brugerfladen er forholdsvis intuitiv og med farvekoder, diagrammer, periodeoversigt og sorteringsmuligheder, der gør det muligt at orientere sig i ansøgningerne fra den valgte periode, hvilke kategorier de tilhører, hvilke beløb, der er søgt og hvor meget, der er tilbage af rammebeløbet.
Det har været en spændende og til tider udfordrende rejse at overgå fra et mere håndholdt fondssystem til et fuldt digitaliseret system men vi har følt, at vi har været i gode hænder hos GrantOne hele vejen.
Maria Vind, Administrator
Læs også
Laurits Andersens Fond
Almennyttig fond. Administreres af næstformand i fonden Tue Tyge Møller
Københavns Universitet
Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Administrerer 11 fonde.
Jordan/Løgstrup
Advokat. Administrator for Marie & M.B. Richters Fond
Prøv GrantOne
Inden du beslutter om GrantOne skal være dit fremtidige fondsværktøj har du mulighed for at låne en testfond eller få en uforpligtende demonstration.
Kontakt Grant for mere information:
Morten Bak
Tlf.: 4089 0665