GrantOne er egnet til både små og store fonde

Tilpas GrantOne til fondens specifikke behov:

Kernen i GrantOne består af en standardløsning, der håndterer de grundfunktioner som alle fonde med fordel kan benytte i et sagsbehandlingsforløb.
Standardløsningen vil i langt de fleste tilfælde dække behovet hos mindre fonde.             
De overordnede funktionaliteter er listet i den grønne boks og en mere uddybende beskrivelse kan ses nederst på siden.
For fonde med mere komplekse arbejdsgange er det nemt at udbygge standardløsningen med præcist de tillægsmoduler fonden har behov for. Du kan se en beskrivelse af de eksisterende tillægsmodulers funktionalitet herunder. Nye tilvalgsmoduler bliver løbende udviklet i samarbejde med de fonde der efterspørger dem.    
For store fonde gives default adgang til alle eksisterende moduler, der så kan aktiveres efter behov.

Standardløsningen

Nedestående grundfunktioner er tilgængelig i alle GrantOne. 

Ansøger

• Ansøgerknap på fondens hjemmeside
• Vejledningsskilte under ansøgningsprocedure
• Ansøgningskategorier
• Upload af bilag
• Auto-Reply med kvittering
• Samtykkeerklæring

Sagsbehandling

• Afgræns periode i oversigten
• Læs ansøgning
• Fælles kommentarer
• Prækvalificér ansøgninger
• Beskrivende statistik
• Historik

Administration

• Redigérbare templates
• Godkendere til endelig godkendelse
• Rediger alle fondens settings
• Dokumentarkiv
• Udskriv beslutningsoversigt
• Opret betalinger og exporter betalingsfil

Tillægsmoduler

Nedestående moduler kan tilkøbes og nemt tilkobles din GrantOne

Ansøgerlogin med brugerprofil

‘Min side’ til ansøger
Med en personlig brugerprofil får fondens ansøgere egen adgang til deres ansøgninger og kan eks. gemme kladder undervejs i ansøgningsprocessen. Ansøgeren logger ind med brugernavn og adgangskode, som de selv bestemmer ved oprettelse af brugerprofilen.

Ansøgerlogin med NemID og brugerprofil

Øget sikkerhed for ansøgers identitet og login
Som en udvidelse af sikkerheden omkring ansøgerens identitet og login til egen brugerprofil (‘min side’) kan fonden vælge at ansøger skal benytte login med enten medarbejdersignatur eller personligt NemID og nøglekort. (merpris i abonnement).

Ansøgningsskema, specialtilrettet

Kategoritilpassede ansøgningsskemaer
Det eksisterende GrantOne standard ansøgningsskemaformat udvides, således at det tilpasses fondens specialkrav. Der kan eks. indgå flere elementer i skemaet såsom stopspørgsmål, simple budgetter etc.

Indstil ansøgninger

Indstil udvalgte ansøgninger til bestyrelsen
Med dette modul kan udvalgte brugere, eks. administrator , forhåndsindstille de mest egnede ansøgninger sammen med et resumé og evt anbefalet beløb. Bestyrelsen har nem adgang til de indstillede ansøgninger og kan stadig se alle modtagne ansøgninger.

Administratorportal

Til administratorer for flere fonde
Modul, der giver administrator samlet adgang til alle fonde i porteføljen. Med et enkelt login får administrator adgang til, og samlet status over, de enkelte fonde, med henblik på centrale aktiviteter siden sidste besøg.

Udenlandske betalinger

Ansøg i udenlandsk valuta eller til udenlandsk betalingsinstitut
Mulighed for at ansøge en beløbsstørrelse i udenlandsk valuta og angive SWIFT eller IBAN kode på banken, der skal overføres til. Systemet viser den aktuelle dagskurs og beskrivende statistik i DDK. Fonden indtaster tildelte beløb og forvalter udbetaler et tilsvarende beløb i den ansøgte valuta.

Udvidet betalingsmodul

Opsæt betalinger som betinget, bevilget eller i rater
Dette modul hjælper med administrationen af ikke-ordinære udbetalinger, eksempelvis rateudbetalinger eller udbetalinger, der forudsætter dokumentation fra ansøger i form af afrapporteringer og/eller dokumentation for afholdte udgifter.
Al historik og informationsudveksling i forbindelse med administration af projektfinansiering knyttes til ansøgningen. Hos administrator tilgåes informationen via menupunktet Administration, hos ansøger via brugerprofilen.
Med dette modul undgår man, at eventuel følsom eller personhenførbar information bliver udvekslet uden for GrantOnes sikre miljø.

Dialog med ansøger

Opfølgende dialog og dokumentudveksling i sikkert miljø
Dette modul giver mulighed for at føre en opfølgende dialog med ansøger i Grants sikrede miljø. Via funktionen Dialog med ansøger kan administrator åbne en dialogstreng med ansøger, der inkluderer mulighed for udveksling af dokumenter og tilknytning af interne noter. Dialogstrengen kan tilgåes inde fra ansøgningen.

Bilagsarkiv

Hold styr på eftersendte dokumenter
Alle dokumenter og bilag, der eftersendes af ansøger kan lægges i et bilagsarkiv på den enkelte ansøgning. Administrator kan også uploade dokumenter til ansøgningens bilagsarkiv.

Dialog med konsulent

Dialogstreng og dokumentudveksling i sikkert miljø
Dette modul giver mulighed for at føre en dialog med en konsulent i Grants sikrede miljø. Inde fra den enkelte ansøgning, via funktionen Dialog med konsulent, kan administrator åbne en dialogstreng og udveksle dokumenter med med konsulenten, eks. en PDF af ansøgningen (dog uden personhenførbare data).

Egne noter

Gem dine egne noter på den enkelte ansøgning.
Mulighed for at skrive egne noter som knyttes til den enkelte ansøgning. Kan efterfølgende exporteres som samlet PDF for alle noter.

Sprogversioner

Tilknyt flere sprog til ansøgningsskemaerne
Med dette modul kan fonden udfærdige ansøgningsskemaer på flere sprog. Alle svar til ansøger er ligeledes i det, af ansøger, valgte sprog.

Underkategorier

Tilknyt underkategorier til ansøgningskategorierne
Dette modul giver mulighed for at oprette underkategorier til ansøgningskategorierne. Underkategorierne vil selvstændigt fremgå i den beskrivende statistik.

Kun inviterede ansøgninger

Hvis kategorier ikke må være synlige for offentligheden.
Til fonde med kategorier, der ikke må være synlige for offentligheden.
Nu er det muligt at indstille udvalgte kategorier til ‘Kun invitation’. GrantOne generer et link, som du kan sende til dem, der opfordres til at ansøge kategorien.

Automatisk bevillingskontrol

Fonde, der håndterer uddelinger, hvor godkendelsen beror på simple objektive kriterier.
Automatisk Bevillingskontrol fungerer ved at tildelte bevillinger sendes til høring hos fondens Godkender(e). Godkender(ne) modtager en mail, der opsummerer de påtænkte bevillinger og deres godkendelsesdato. Hvis en Godkender er enig i de påtænkte bevillinger, skal Godkenderen intet foretage sig. Hvis en Godkender er uenig i de påtænkte bevillinger, klikker Godkender blot på linket i mailen, som sender Godkender til Bevillingskontrollen. Herefter kan Godkender stoppe bevillingsprocessen ved at klikke Afvis. Høringsperiodens varighed aftales ved levering af modulet. Når bevillingsdatoen er nået, godkendes projekterne automatisk og administrator kan opsætte betalingerne.
.

Konfigurable rapporter

Lav de kombinationer af dataudtræk der passer bedst til formålet
Modulet giver mulighed for frit at kombinere dataudtræk om ansøger, projekt og økonomi så det passer til formålet – eksempelvis protokollat, regnskab eller årsrapport. De valgte datakombinationer kan navngives og gemmes til fremtidigt brug.

E-mailskabeloner, opret flere

Ubegrænset antal individuelle mailskabeloner
Opret det antal kvitterings-, afslags- eller bevillingsmail skabeloner du har behov for. Det er også muligt, at redigerer i den enkelte mail, inden den sendes til ansøger.

Email-arkiv

Få en kopi af alle svar til ansøger
Mulighed for at oprette et cc-mail-arkiv til modtagelse af mail sendt fra GrantOne til ansøger: Kvitteringsmail, afslag og bevillingsmail.

Genkend tidligere ansøgere

Få en markering for gengangere og tilhørende ansøgningshistorik
Ansøgere der tidligere har søgt fonden bliver markeret med et ikon. Ved klik på ikonet fremkommer ansøgerens historik med alle tidligere ansøgninger.

Mødemodul

Opret møde og tilknyt ansøgninger
Mødemodulet giver mulighed for at forhåndsregistrere en række møder og efterfølgende (automatisk eller manuelt) tilknytte ansøgninger til de relevante møder. Efter mødet er afholdt angives deltagere med plads til evt. noter. Modulet letter bestyrelsens mødeforberedelse, mødeafvikling og registrering af historik.

Bevillingsrammer

Vis reduktion i rådighedsbeløb under tildelingsprocessen
Bevillingsrammer kan knyttes til alle eller udvalgte ansøgningskategorier. Rammen defineres ud fra størrelse og uddelingsperiode.

Straksgodkendelse

For hurtige bevillinger der ikke kan afvente den normale godkendelsesproces
Med dette modul kan tildeles rettighed til Straksgodkendelse, ex. for administrator, der herved kan foretage direkte bevillinger. Ved ændring af rettighedsindehavere adviserer GrantOne bestyrelsen.

Rediger i ansøgers stamdata

Hvis en ansøgning skifter ejer, bankforhold eller kontaktpersoner
Modulet gør det muligt at redigere i ansøgers stamdata; reference, kontaktperson samt bankinformationer såfremt dette bliver nødvendigt. Det er også muligt at ændre ansøgningen fra en CPR- til CVR ansøgning og omvendt. Ved ændring i ansøgers stamdata adviseres sidst anførte ansøger, og dennes eventuelle afløser, automatisk.
Derudover kan man også tilknytte sekundære kontaktpersoner, der valgfrit kan sættes cc på al korrespondence mellem fond og ansøger.

Beskrivelse af grundfunktionerne i GrantOne

Ansøger

Ansøgerknap på fondens hjemmeside
Grant leverer de informationer, der skal til, for at etablere en ansøgerknap på fondens eksisterende hjemmeside. Hvis fonden endnu ikke har en hjemmeside, kan en sådan købes af Grant. Såfremt fonden ikke ønsker en offentlig søgbar hjemmeside, kan Grant levere en skjult hjemmeside, som kun inviterede ansøgere vil kunne besøge.
Vejledningsskilte under ansøgningsproceduren
For at lette ansøgningsproceduren indeholder GrantOne en række vejledningsskilte, der guider ansøgerne sikkert gennem alle faser af ansøgningen.
Indtastningsfelter til beløb, ansøgers basisinformationer samt kort beskrivelse af ansøgningsformål
I forbindelse med ansøgningsproceduren bliver ansøgeren bedt om at indtaste data, der tjener fondens legitime interesse i at kunne identificere ansøgeren og sagsbehandle ansøgningen. Selve projektbeskrivelsen og eventuelle bilag lægges op som separate PDF-filer.
Ansøgnings-kategorier
Ansøgningskategorierne er bestemt af fondens fundats. Brugeren navngiver selv de enkelte kategorier som en del af opsætningsproceduren. Kategorinavnet skal være kort og præcist.
Vedhæft uddybende beskrivelse
Den uddybende beskrivelse uploades på ansøgningssiden.
Vedhæft bilag som PDF
Udover den uddybende beskrivelse har ansøgeren mulighed for yderligere at uploade et ubegrænset antal bilag til ansøgningen: Budget, CV, samt diverse ekstra bilag.
Auto-Reply med kvittering og journalnummer til ansøger
Når en ansøgning er modtaget, sender GrantOne automatisk en kvittering til ansøgeren per e-mail. GrantOne leveres med en færdigformuleret kvitterings-e-mail. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under ’Settings’.

Sagsbehandling og administration

Vælg selv periodevisning for ansøgningerne
Systemet viser automatisk ansøgningerne 6 måneder tilbage fra dags dato. Brugeren kan justere visningsperioden ved at klikke på kalenderikonet og vælge den ønskede periode.
Beskrivende statistik på ansøgninger
På forsiden er statistikken for ansøgningerne beskrevet med cirkeldiagrammer og tal. De tre cirkeldiagrammer angiver henholdsvis antal ansøgninger, ansøgt beløb og bevilget beløb.
Historik
GrantOne sletter personhenførbare data i overensstemmelse med gældende lovgivning, men systemet bevarer data, der gør det muligt at bevare ansøgningshistorikken, heriblandt den beskrivende statistik. Brugeren vil således altid kunne søge på organisationer, projekttitler eller korte projektbeskrivelser og dermed afklare, om fonden tidligere har modtaget en ansøgning på samme eller et tilsvarende projekt.
Se envidere tillægsmodul ’Genkend tidligere ansøgere’.
Læs ansøgning
Hver ansøgning visualiseres på forsiden som en bjælke. Man åbner ansøgningen ved at klikke på bjælken. Hermed får man også adgang til blandt andet projektbeskrivelse, budget og øvrige vedhæftede dokumenter. Når ansøgningen er åbnet, er det muligt at give sin foreløbig anbefaling til ansøgningen.
Tilføj nye eller udskift bestyrelsesmedlemmer
Administratoren kan under ’Settings’ altid konfigurere brugerne, for eksempel tilføje nye eller fjerne tidligere brugere og tildele brugerne rettigheder og roller som formand, tegningsberettiget bestyrelsesmedlem eller administrator.
Vis stemmefordeling
I takt med bestyrelsens sagsbehandling optæller systemet stemmefordelingen. Fordelingen vises anonymt og kan illustreres med farver og tal eller som et lagkagediagram. 
Dokument-arkiv (mappestruktur til fondens dokumenter)
Fra menupunktet Dokumenter på forsiden er der adgang til en række mapper med fodens fælles dokumenter. Det er nemt at oprette nye mapper og undermapper efter behov.
Fælles kommentarer til ansøgninger
Fælles kommentarer åbnes automatisk ude til højre, når man åbner en ansøgning. I dette tekstfelt kan man kommunikere med hele bestyrelsen om de enkelte ansøgninger.

Efterbehandling

Udskriv oversigt (beslutningerne fra bestyrelsesmødet)
Man kan til enhver tid oprette en PDF med en oversigt, der viser beslutningerne fra alle
sagsbehandlinger indenfor den valgte periode.
Endelig godkendelse ved tegningsberettigede/Godkendere)
Når ansøgninger imødekommes, er fondsbestyrelsens tegningsberettigede medlemmer ansvarlige for endelig kontrol og godkendelse af de tildelte beløb. Processen giver en sidste mulighed for at korrigere tildelte beløb eller flytte en ellers godkendt ansøgning retur til fornyet sagsbehandling..
Eksportér samlet udbetalingsoversigt til administrator, bank eller økonomisystem
GrantOne genererer en samlet udbetalingsfil til fondens administrator, bank eller økonomiafdeling med de endeligt godkendte ansøgninger.
Redigerbar standardmail til afviste ansøgere
Når ansøgninger afvises, sender systemet en mail med besked om afslaget til ansøgeren. GrantOne leveres med et færdigformuleret afslag. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.
Redigerbar standardmail til godkendte ansøgninger
Når en godkendt ansøgning er endeligt godkendt og indberettet, sender GrantOne en mail til ansøger. GrantOne leveres med et færdigformuleret svar. Man kan vælge at redigere eller omformulere Bevilget-mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.
Betalingsmetode: Straksudbetaling eller efter dato
Betalingsfilen genereres, når de tegningsberettigede har godkendt listen over tildelinger.Vis stemmefordeling